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Control horario y RRHH El Excel funciona. Hasta que alguien pregunta qué se hizo
Esta página no va de que lo estés haciendo mal. Va de en qué punto exacto deja de funcionar lo que tienes montado, y de si en tu caso ya has llegado a ese punto o todavía no. Que a lo mejor todavía no.
La pregunta, contestada
Lo que el Excel hace bien, que no es poco
Llevas años con ello y no es por casualidad. Estas cuatro cosas son de verdad, y ningún software las mejora.
Es gratis y ya lo tienes
Cero coste de licencia, cero implantación y cero formación. Cualquier alternativa parte con esa desventaja y hay que decirlo.
Lo entiende todo el mundo
Nadie ha tenido que enseñarle a nadie a abrir una hoja. Ese es un valor real que se pierde el día que cambias.
Se cambia sin pedir permiso
¿Hace falta una columna nueva? Se añade y ya. En un programa eso es una petición, y a veces una espera.
Nadie te lo puede quitar
El archivo es tuyo, está en tu ordenador y no depende de que una empresa siga existiendo el año que viene.
Dónde se rompe
No son problemas del Excel: son cosas que una hoja de cálculo no puede hacer por su forma. Si reconoces tres de estas cinco, es que ya has llegado al punto.
- 01
El parte llega el jueves, y hay que pasarlo a limpio
La hoja no puede estar en la furgoneta con el técnico. Así que el trabajo se apunta en papel y alguien lo teclea después. Dos veces el mismo trabajo, y la segunda por alguien que no estuvo allí.
Con GestiTec el parte se cierra donde se hace, con la firma del cliente, y llega a oficina al momento. Nadie transcribe nada.
- 02
El histórico de una instalación lo tiene una persona
En la hoja consta que la visita se hizo. Lo que se hizo dentro, no. Eso está en la cabeza del que fue, y el día que se va se lo lleva.
Con GestiTec cada equipo tiene su ficha con qué se revisó, cuándo, quién y con qué resultado. El que entra nuevo tiene lo mismo que el que lleva quince años.
- 03
La revisión de junio se pasó y nadie lo notó
Las periodicidades están en una columna que alguien tiene que mirar. En temporada alta nadie mira nada, y el aviso llega cuando lo da el cliente.
Con GestiTec cada contrato genera sus visitas cuando toca. La de junio aparece en junio sin que nadie la apunte.
- 04
Las fotos se quedan en la galería del móvil
Se hacen para dejar constancia y acaban en un carrete de tres mil fotos, sin nada que las ate al equipo ni al trabajo. Cuando hace falta una, no aparece.
Con GestiTec las fotos se pegan al punto del checklist donde se hicieron y viven en la ficha del equipo.
- 05
A final de mes se reconstruye lo que se hizo
Para facturar hay que juntar los partes, las horas y el material de tres sitios distintos. Lo que no se apuntó a tiempo, no se factura. Y saber si un trabajo dejó margen es imposible.
Con GestiTec lo que el técnico registra en el parte alimenta el coste y la factura. El margen por trabajo y por cliente sale solo.
Lo que vas a echar de menos
Cambiar tiene coste, y no todo el coste es dinero. Estas tres las vas a notar.
La libertad de cambiar una columna
En una hoja añades lo que quieras en dos segundos. Aquí, los tipos de equipo y los checklists se configuran, y aunque se hace rápido, no lo haces tú a las once de la noche.
Que todo esté en una sola pantalla
Una hoja se ve entera de un vistazo. Un sistema con clientes, instalaciones y equipos tiene más sitios donde mirar, y las primeras semanas eso cansa.
No depender de nadie
El Excel funciona aunque yo desaparezca. Aquí dependes de que esto siga en pie, y por eso tus datos son exportables desde el primer día. No es lo mismo, pero es lo más parecido que se puede ofrecer.
Cuándo no merece la pena cambiarse
Te lo digo yo antes de que lo pagues, porque un cliente que contrata algo que no le hace falta lo deja a los tres meses y con razón.
- Si sois menos de 3 personas usándolo. Ahí el Excel gana casi siempre, y el precio es el mismo que siendo 3.
- Si el trabajo no es recurrente: sin contratos ni revisiones periódicas, la mitad de esto no lo vas a usar.
- Si no hay técnicos fuera de la oficina. El valor está en conectar las dos partes; con una sola, sobra.
- Si estáis en el mes de más trabajo del año. No es que no encaje: es que no es el momento.
- Si lo que necesitas es facturación y nada más. Hay programas de facturación mucho más baratos que esto.
Si estás en alguno de esos casos, sigue con lo que tienes y vuelve cuando la cosa crezca. Va a seguir aquí.
¿Miramos si ya te toca?
Cuéntame cuántos sois y cómo lleváis hoy los partes, y te digo con sinceridad si te compensa cambiar o si por ahora te apaña lo que tienes.