Cómo empezamos

De la primera llamada al primer parte cerrado

Cambiar de sistema da más miedo que pagarlo. Aquí está el proceso entero, con quién hace cada cosa y cuánto suele durar, para que sepas en qué te estás metiendo antes de meterte.

  • 2-4 semanasDesde la primera llamada hasta trabajar con ello
  • Sin coste de altaLa puesta en marcha va dentro de la cuota
  • Sin permanenciaSi en el primer mes ves que no, lo dejas

Al final de todo esto

Las cuatro fases

Mira la columna de la derecha antes que nada: es la que dice cuánto de esto te toca a ti.

  1. 01

    Vemos cómo trabajáis hoy

    Una sesión de una hora

    Qué partes usáis, cómo entran los avisos, qué revisáis y con qué periodicidad, qué pasa cuando alguien coge la baja. Antes de tocar nada, porque configurar sobre lo que yo me imagine que hacéis es la forma clásica de tener que rehacerlo.

    Lo hago yoPreguntar, tomar nota y decirte con franqueza si algo no encaja.

    Te toca a tiContármelo. Ni preparar documentación ni ordenar nada antes.

  2. 02

    Configuro sobre eso

    Unos días, sin que tengáis que estar

    Los tipos de equipo con su checklist, las periodicidades de vuestros contratos, los roles y quién ve qué. Sale con vuestro vocabulario, no con el mío: si a un aparato lo llamáis por su número de RAE, se llama así en la ficha.

    Lo hago yoTodo. Es la parte más larga y no os afecta.

    Te toca a tiNada. Como mucho, resolver una duda por WhatsApp.

  3. 03

    Cargamos tu cartera

    En paralelo con lo anterior

    Clientes, instalaciones y equipos, a partir de lo que ya tengas: un Excel, otro programa o una carpeta de contratos. Es la parte que más miedo da y la que menos trabajo tuyo lleva.

    Lo hago yoPreparar y cargar los datos, y enseñarte el resultado para que lo revises.

    Te toca a tiPasarme el archivo y decirme qué está desactualizado. Eso lo sabes tú.

  4. 04

    Empieza el equipo

    Dos sesiones, y a trabajar

    Una sesión con oficina y otra con los técnicos. A partir de ahí se empieza por un tipo de trabajo, no por todos a la vez, y el papel sigue disponible las dos primeras semanas aunque no lo use nadie.

    Lo hago yoLas dos sesiones, y estar disponible las primeras semanas.

    Te toca a tiElegir por qué tipo de trabajo empezáis y decírselo al equipo tú, no yo.

La pregunta de siempre

Tus diez años de histórico: qué se puede y qué no

Es lo que más frena a la hora de cambiar, y con razón. Así que en vez de decirte «no te preocupes», aquí está lo que se hace de verdad.

  • Tu cartera entra entera

    Clientes, instalaciones y equipos, con su estructura real. Es lo que hace que el sistema tenga sentido desde el primer día.

  • Lo que tengas en digital, se vuelca

    Si tienes histórico de intervenciones en un Excel o en otro programa, se puede cargar. No siempre entero, pero sí lo que esté ordenado.

  • Lo que está en papel se queda en papel

    No vamos a digitalizar diez años de carpetas y prometer que están todas. Se guarda como está, y a partir del primer día todo lo nuevo queda registrado.

  • No se recupera lo que nunca se escribió

    Si el histórico de una instalación está en la cabeza del técnico que lleva quince años, eso no lo carga nadie. Lo que sí se puede es empezar a escribirlo desde ya.

La formación, por separado

Oficina y técnicos no necesitan saber lo mismo, y juntarlos en una sala hace que no atienda ninguno de los dos.

Oficina

Una sesión de hora y media

  • Dar de alta clientes, instalaciones y equipos
  • Planificar la semana y repartir trabajos
  • Consultar el histórico cuando llame un cliente
  • Cerrar el círculo: del parte a la factura

Técnicos

Media hora, y sobra

  • Instalar la app en su móvil
  • Abrir el trabajo del día y ver el histórico del equipo
  • Completar el checklist, hacer fotos y recoger la firma
  • Qué pasa cuando no hay cobertura

El primer mes: lo que es normal que pase

Nadie cambia de sistema sin fricción. Prometer una transición perfecta es la forma más rápida de quedar mal en la semana dos, así que mejor decirlo ahora.

  • Va a faltar un tipo de equipo

    Siempre aparece uno que no estaba en la lista inicial. Se añade en cinco minutos y no se cobra: es parte de la puesta en marcha, no un extra.

  • Algún técnico va a seguir llevando el talonario

    Y no pasa nada. Suele durar dos semanas. Lo que no funciona es prohibirlo el primer día.

  • El primer parte tarda más que el de papel

    Es normal: hay que buscar dónde está cada cosa. A partir del quinto ya va más rápido, y desde el primero deja de haber que pasarlo a limpio.

  • Vas a querer cambiar cosas del checklist

    Se ve en cuanto se usa de verdad. Los ajustes de las primeras semanas están contados dentro de la puesta en marcha.

  • Y si al mes ves que no

    Lo dejas. No hay permanencia y te llevas tus datos. Prefiero eso a un cliente que sigue pagando algo que no usa.

¿Lo vemos con tu caso?

Cuéntame cómo trabajáis hoy y te digo qué haría falta, cuánto tardaríamos y si te compensa. Sin compromiso y sin que nadie te persiga después.

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